Dalam Upaya melaksanakan suatu proses perencanaan yang baik yang diharapkan menghasilkan dokumen perencanaan yang betul-betul memadai, maka tahapan proses perencanaan seharusnya menjadi bagian penting yang harus diperhatikan untuk dilaksanakan. Rencana Kerja (Renja) SKPD sebagai penjabaran dari Rencana Strategik (Renstra) SKPD sesuai dengan PP No.8 Tahun 2008 tentang tahapan, tata cara penyusunan, pengandalian dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan daerah merupakan dokumen perencanaan SKPD yang wajib disusun setiap tahun sebagai bentuk penjabaran UU No. 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional. Proses perencanaan bottom-up dan top-down diharapkan dapat bersinergi dan terintegrasi serta terpadu sehingga dapat memberi daya ungkit yang optimal untuk mengatasi permasalahan yang ada.
Provinsi Nusa Tenggara Timur telah memiliki pedoman Penyusunan Renja Terpadu Bidang Kesehatan yang bertujuan untuk menyelaraskan perencanaan dan penganggaran pembangunan kesehatan antar pemangku kepentingan baik di lingkungan dinas kesehatan, lintas sektor dan mitra terkait serta antara pusat dan daerah. Pedoman tersebut memuat tentang mekanisme penyusunan Renja Terpadu di Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota maupun Provinsi dengan mempertegas peran dan tata hubungan kerja masing-masing pihak terkait untuk mengoptimalkan perencanaan dan penganggaran pembangunan kesehatan sejak dari Puskesmas, Kabupaten/Kota dan Provinsi.
Dalam Rangka mendukung pelaksanaan Renja Terpadu Bidang Kesehatan maka Dinas Kesehatan Kota Kupang telah melaksanakan pertemuan Pertemuan Review dan Persiapan Penyusunan Perencanaan sebagai pertemuan awal sesuai tahapan. Sehingga pada tahapan berikutnya, perlu untuk dilakukan Pertemuan Perumusan Fokus Arah Kegiatan Program Pembangunan Kesehatan di Dinkes Kota Kupang sesuai dengan rencana kerja Kemitraan AIPMNH Kota Kupang tahun 2012. Kegiatan ini dilaksanakan selama 2 hari dari tanggal 14-15 Maret 2012, bertempat di Restaurant Teluk Kupang. Kegiatan ini dibuka secara resmi oleh Kepala Dinas Kesehatan yang diwakili oleh Sekretaris Dinas Kesehatan Kota Kupang, Rudi Priyono, SKM., M.Kes. Kegiatan ini dilaksanakan bertujuan untuk memilih strategi dan fokus arah kegiatan yang paling tepat untuk mengatasi permasalahan kesehatan yang dihadapi Dinkes Kota Kupang, setelah adanya usulan puskesmas melalui RUK dan usulan dari pengelola program Dinkes Kota Kupang.
Dalam pertemuan dibahas pencapaian cakupan pelayanan dari masing-masing Puskesmas selama tahun 2011. Evaluasi dilakukan sebagai cerminan dalam rangka memperbaiki kualitas pelayanan kesehatan yang diberikan, melihat berabagi cakupan yang belum mencapai target sebagai dasar analisis untuk mengurai hambatan yang terjadi yang menyebabkan pencapaian cakupan pelayanan yang masih belum mencapai target. Evaluasi dilakukan perbidang pelayanan yakni Bidang Sekertariat, Kesga termasuk pelayanan KIA dan Gizi,bidang P2, Bidang Pelayanan Kesehatan, dan Bidang Penyehatan lingkungan dan Promosi kesehatan. Evaluasi secara khusus dilakukan pada cakupan pelayanan yang belum mencapai target cakupan untuk tahun 2011, sesuai dengan indikator Renstra Dinkes Kota Kupang tahun 2007-2012.
Selain dilaksanakan evaluasi cakupan pelayanan, juga dilaksanakan sinkronisasi RUK dengan Rencana Kerja Bidang pada Dinas Kesehatan Kota. Peserta di bagi dalam 5 kelompok besar sesuai bidang kerja yang ada pada Dinas Kesehatan Kota yakni Bidang Sekertariat, Bidang Kesehatan Keluarga, Bidang P2, Bidang Pelayanan Kesehatan, dan Bidang Penyehatan lingkungan dan Promosi kesehatan. Peserta dari setiap bidang didampingi tenaga SIK, dengan rencana kerja masing-masing bidang diminta melakukan diskusi kegiatan dan sinkronisasi dengan Rencana Usulan Kegiatan (RUK) dari setiap Puskesmas. Peserta yang berasa; dari Puskesmas yakni Kepala Puskesmas dan tenaga SIK kemudian diminta mengunjungi meja kerja dari masing-masing bidang dalam tiap kelompok, RUK Puskesmas kemudian dijadikan rujukan sinkronisasi bersama Renja Bidang, sehingga dari hasil sinkronisasi dan diskusi di dapatkan satu rencana kerja yang padu dan searas antara Puskesmas dari Bidang yang mewakili Dinas Kesehatan Kota Kupang.
Fokus arah kegiatan dilaksanakan untuk menetapkan arah program kesehatan Kota Kupang, yang kemudian di distribusikan dalam setiap program kegiatan di tingkat Dinkes maupun Puskesmas. Penetapan Fokus arah dari program kesehatan Kota Kupang serta perumusan strategi peningkatan cakupan indikator SPM khususnya yang berhubungan dengan hasil focus arah kegiatan yang dilaksanakan. Presentase dilaksanakan berkaitan dengan penetapan arah Kegiatan program Dinkes Kota Kupang yang secara umum mendukung pencapaian visi dan misi Dinkes Kota Kupang, khususnya mendukung penurunan AKI dan AKB Kota Kupang melalui pencapaian cakupan pelayanan kesehatan yang secara langsung maupun tidak langsung berhubungan langsung dalam upaya penurunan dua indikator tersebut. Setelah dilaksanakan presentase Fokus arah pembangunan kesehatan Kota Kupang kemudian dilanjutkan dengan Setelah itu dilanjutkan dengan diskusi strategi peningkatan indikator SPM khususnya yang berhubungan dengan program kegiatan hasil Fokus Arah, dimana setiap kelompok diminta untuk memilah capaian indikator penunjang yang berhubungan langsung maupuntidak langsung dengan penurunan AKI dan AKB di Kota Kupang, serta dibahas strategi yang akan laksanakan dalam upaya pencapaian indikator tersebut.
Setiap bidang kemudian diminta untuk merumuskan target perencanaan dan strategi kegiatan yang akan dilaksanakan dalam upaya pencapaian indikator tersebut. Dalam tahapan ini setiap kelompok melaksanakan tahapan ini dengan baik. Setiap kelompok terdiri dari perwakilan dari setiap bidang yang digabung secara acak dengan peserta dari setiap puskesmas yang nantinya diharapkan mampu memberikan masukan teknis sesuai kendala di tingkat lapangan terkait perumusan strategi yang efektif dalam rangka mencapai capaian indikator tersebut.
Setelah dokumen hasil diskusi tersebut dipresentasikan, seluruh rangkaian kegiatan pertemuan ini diakhiri dengan penandatanganan Kesepakatan Dokumen Fokus Arah Kegiatan dan Strategi Program Kesehatan Dinkes Kota Kupang. Dokumen ini merupakan bukti kesepakatan dan kesepahaman dari setiap peserta yang mewakili Puskesmas maupun Dinas Kesehatan Kota Kupang. dalam upaya melaksanakan strategi yang telah ditetapkan bersama dalam kegiatan ini. Dengan adanya penandatanganan dokumen kesepakatan ini maka diharapkan menjadi suatu bukti kesepakatan bersama dalam rangka melaksanakan setiap strategi yang telah di setujui, melalui pemanfaatan setiap sumber daya di Dinkes maupaun Puskesmas, dan menjadikan indikator-indiktor yang ada dalam dokumen tersebut sebagai prioritas yang harus dicapai sehingga diharapkan pada akhirnya mampu menurunkan AKI dan AKB kota Kupang kedepannya.